檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟
　�。ㄒ唬n案信息的收集
　　檔案信息的主要來源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行全面地收集。檔案信息主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構(gòu)進行收信歸檔的電子文件。
　�。ǘn案信息前期處理
　　1、檔案信息數(shù)字化
　　數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲起來。這些數(shù)字信息可以通過計算機進行操作處理，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。
　　2、電子文件的收集歸檔
　　隨著計算機技術(shù)與辦公自動化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個新生兒一電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表達。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計算機中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來源。
　�。ㄈ⿺�(shù)據(jù)庫的完善
　　由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復(fù)雜性都大大地擴展了。數(shù)據(jù)庫是信息資源存儲和開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。因此把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為當前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。
　　（四）數(shù)據(jù)錄入
　　將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結(jié)構(gòu)長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換。
　　當前檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵問題
　�。ㄒ唬┟鞔_數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的
　　對于檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實體信息，明確建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。
　�。ǘ⿲崿F(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
　　檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一個目標。信息化建設(shè)的切入點和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實現(xiàn)全方位的、動態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。 在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)上，可以考慮建立檔案目錄中心，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補和檔案信息資源整合，筆耕文化傳播，更大限度地發(fā)揮檔案效益。
 

 

本文編號：7315