計算機技術的普遍應用，電子文件的大量涌現(xiàn)，都給檔案事業(yè)的迅速發(fā)展提供了契機與挑戰(zhàn)，做好檔案的現(xiàn)代化管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據，檔案的記錄功能對社會的發(fā)展具有不可或缺的積極作用。
　　與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統(tǒng)檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié)，現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。
　　檔案的現(xiàn)代化管理在傳統(tǒng)管理的基礎上建立起來，它以系統(tǒng)論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態(tài)取得最佳效果。
　　檔案現(xiàn)代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發(fā)檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現(xiàn)代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發(fā)檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數據文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發(fā)；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質量的咨詢服務來體現(xiàn)。如果沒有源源不斷的檔案數據采集，在電子時代，檔案就失去了繼續(xù)豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質的提高，顯得尤為重要。
　　檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現(xiàn)檔案資料信息集中和共享的基礎工作，沒有檔案數據的采集，筆耕文化傳播，檔案管理的現(xiàn)代化建設就成了無米之炊；沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作，檔案管理的現(xiàn)代化建設也得不到必要的保證。
　　總的來說，檔案現(xiàn)代化管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統(tǒng)一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統(tǒng)中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強調人的作用，注意開發(fā)管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環(huán)境。

 

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